• Trang Chủ
• Hỏi đáp TBT
• Liên hệ
• sitemap
• Email

Tìm kiếm

 Văn bản Quy phạm

Lượt truy cập

 Đang online: 10     
 Hôm nay: 3765     
 Ngày hôm qua: 4715     
 Tổng truy cập: 3916368

THÔNG BÁO HOẠT ĐỘNG

Đăng ngày:26/01/2015 | admin

            Theo Quyết định số 2139/QĐ-UBND ngày 8/10/2014, Đoàn kiểm tra ISO hành chính công năm 2014 được chia thành 02 Tổ kiểm tra. Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (HTQLCL) tại trụ sở cơ quan đối với 45 đơn vị, kiểm tra tiến độ xây dựng HTQLCL tại 12 đơn vị (các đơn vị chưa hoàn thành việc xây dựng, áp dụng và chưa thực hiện công bố). Đồng thời trong năm 2014 đã phối hợp với đoàn kiểm tra Cải cách hành chính (CCHC) kết hợp kiểm tra qua hồ sơ, báo cáo đối với 24 đơn vị. Năm 2014 không thực hiện kiểm tra đối với 20 cơ quan ngành dọc đóng tại tỉnh và 09 đơn vị hành chính sự nghiệp.
          Thời gian và đơn vị tiến hành kiểm tra được chia thành 03 đợt như sau:
           - Đợt 1: Kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại 35 đơn vị theo Thông báo số 64/TB-SKHCN ngày 17/10/2014 của Sở Khoa học và Công nghệ từ ngày 6/11/2014 đến ngày 3/12/2014.
            - Đợt 2: Kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại 10 đơn vị theo Thông báo số 71/TB-SKHCN ngày 26/11/2014 của Sở Khoa học và Công nghệ từ ngày 5/12/2014 đến ngày 16/12/2014.
            - Đợt 3: Kiểm tra tiến độ xây dựng, áp dụng HHTQLCL tại 12 đơn vị theo Thông báo số 72/TB-SKHCN ngày 26/11/2014 của Sở Khoa học và Công nghệ từ ngày 17/12/2014 đến ngày 23/12/2014.
            Kết quả kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 năm 2014 tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu như sau:  
I. Kết quả kiểm tra:
            1. Kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008:
            a) Phạm vi áp dụng HTQLCL: Đa số các đơn vị đã xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị. Một số đơn vị đã cập nhật và chỉnh sửa HTQLCL thay đổi theo TTHC sửa đổi. Tuy nhiên do văn bản quy phạm pháp luật thay đổi nhiều, các đơn vị đã trình sửa đổi TTHC, nhưng TTHC chưa kịp thời ban hành công bố sửa đổi, do vậy nhiều đơn vị đã áp dụng thực tế quy trình ISO  theo quy định mới, nhưng phạm vi áp dụng HTQLCL chưa được cập nhật mở rộng (nhất là đối với lĩnh vực đất đai).
            b) Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL: Hệ thống tài liệu của HTQLCL đã được lãnh đạo các đơn vị ban hành áp dụng gồm Sổ Tay chất lượng, Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, 06 quy trình bắt buộc, các quy trình tác nghiệp theo bộ TTHC đã được phê duyệt. Hệ thống tài liệu được phân phối đến các phòng, ban. Tuy nhiên tại một số đơn vị có số lượng TTHC nhiều, hệ thống tài liệu HTQLCL chưa có cách thức kiểm soát rõ ràng, nên khó truy lục, còn mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm.
           c) Sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định có liên quan khác và các yêu cầu pháp luật liên quan: Thủ trưởng của các đơn vị đã thể hiện cam kết của mình thông qua việc ban hành Chính sách chất lượng, xem xét và ban hành mục tiêu chất lượng hằng năm, thực hiện đúng các quy trình, thủ tục đã xây dựng. Hiện nay tất cả các đơn vị đều xây dựng tài liệu HTQLCL căn cứ trên TTHC và ban hành áp dụng các quy trình ISO song song với Bộ TTHC, do vậy vô tình tạo thành hai hệ thống tài liệu, khó kiểm soát và tốn kém giấy tờ khi có sự sửa đổi, điều chỉnh.
            d) Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL: Các đơn vị kiểm soát quá trình giải quyết công việc thông qua việc sử dụng Phiếu theo dõi xử lý công việc và Sổ theo dõi kết quả kèm theo. Việc sử dụng Phiếu theo dõi xử lý công việc cho phép kiểm soát được thời gian giải quyết và trách nhiệm giải quyết công việc giữa các bộ phận. Vẫn còn một số ít đơn vị có quy định trong quy trình ISO cách thức kiểm soát công việc bằng Phiếu theo dõi xử lý công việc nhưng thực tế không áp dụng Phiếu hoặc có áp dụng nhưng chưa kiểm soát được thời gian và trách nhiệm xử lý công việc giữa các bộ phận.
            đ) Hoạt động xem xét của Lãnh đạo và hoạt động đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp: Đa số các đơn vị đều xây dựng tần suất đánh giá nội bộ 1 lần/năm và xem xét lãnh đạo 1 lần/năm, một số đơn vị thực hiện đánh giá nội bộ 02 lần/năm. Năm 2013 tất cả các đơn vị đều đã thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo. Năm 2014 do tại thời điểm kiểm tra chưa hết năm nên vẫn còn một số ít đơn vị chưa thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo năm 2014.
               e) Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL: Tất cả các đơn vị đều có thu thập ý kiến thỏa mãn khách hàng bằng Phiếu thu thập thông tin hoặc thu thập trên phần mềm, không có các khiếu nại của khách hàng liên quan đến lĩnh vực áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên việc lấy ý kiến khách hàng hiện nay của các đơn vị chưa cải tiến được cách thức thực hiện, nên việc thu thập ý kiến khách hàng còn ít so với khối lượng hồ sơ xử lý của đơn vị và còn mang tính hình thức.
               g) Hoạt động cải tiến trong HTQLCL: HTQLCL của tất cả các đơn vị đang được áp dụng và duy trì (trừ Chi cục phòng chống tệ nạn xã hội có xây dựng, nhưng không áp dụng, duy trì). Hoạt động cải tiến trong các đơn vị vẫn còn ít. Một số đơn vị chưa sửa đổi, cập nhật HTQLCL khi có sự thay đổi văn bản pháp luật do TTHC chưa được cập nhật sửa đổi kịp thời (chờ TTHC ban hành). HTQLCL chưa có sự cải tiến theo hướng tích hợp chung với bộ TTHC. Một số đơn vị chưa có sự cải tiến quá trình theo dõi xử lý công việc (Phiếu theo dõi xử lý công việc).
            2. Kiểm tra việc tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg:
            a) Việc bảo đảm sự tham gia của Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL: Tất cả các đơn vị đều có thành lập Ban ISO để triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL, trong đó đa số do đồng chí Phó trưởng đơn vị làm trưởng ban, thành viên là đại diện của các phòng ban có liên quan, thư ký ISO là thành viên đại diện của Văn phòng/phòng Tổ chức Hành chính.
            b) Việc Người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của HTQLCL: Tài liệu HTQLCL khi ban hành đều có người soạn thảo, người soát xét và ký ban hành của lãnh đạo.
            c) Việc công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và thông báo bằng văn bản đến đơn vị chủ trì để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có): 51/57 đơn vị kiểm tra đã thực hiện công bố HTQLCL, vẫn còn một số đơn vị chưa niêm yết việc công bố tại trụ sở cơ quan và chưa đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan (nếu có) theo quy định.
            d) Việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL: Tất cả các đơn vị xây dựng HTQLCL dựa trên TTHC, một số các đơn vị đã kịp thời cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật vào quy trình ISO. Một số đơn vị chưa cập nhật vào quy trình ISO do vẫn chờ TTHC công bố sửa đổi.
            đ) Việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp HTQLCL: Một số đơn vị có thực hiện việc công bố lại HTQLCL khi có sự điều chỉnh, mở rộng phạm vi áp dụng HTQLCL. Tuy nhiên tại một số đơn vị chưa kịp thời cập nhật công bố HTQLCL do chờ TTHC công bố sửa đổi.
II. Nhận xét, đánh giá chung:
            1. Kết quả đạt được
            a) Về tài liệu HTQLCL: Đã được lãnh đạo các đơn vị xây dựng đảm bảo đúng theo mô hình khung của Bộ Khoa học và Công nghệ (Sổ Tay chất lượng, Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, 06 quy trình bắt buộc, các quy trình tác nghiệp theo bộ TTHC đã được phê duyệt).
            b) Về trách nhiệm của lãnh đạo: Thủ trưởng của các cơ quan, đơn vị đã thể hiện cam kết của mình thông qua việc ban hành Chính sách chất lượng, xem xét và ban hành mục tiêu chất lượng hằng năm, soát xét hệ thống tài liệu, đảm bảo nguồn nhân sự luôn được đào tạo về HTQLCL. Định kỳ có tổ chức đánh giá nội bộ, họp xem xét lãnh đạo để đưa ra những giải pháp, khắc phục những điểm chưa phù hợp để cải tiến và duy trì HTQLCL có hiệu lực và hiệu quả.
            c) Về quá trình liên quan đến tổ chức và công dân: Các quy trình/thủ tục đã được ban hành đầy đủ và đúng theo trình tự, thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết của TTHC tương ứng, có tổ chức theo dõi kiểm soát thời gian của các quá trình xử lý công việc, giảm đáng kể hồ sơ trễ hẹn.
            d) Cải tiến hệ thống: Các đơn vị có tổ chức lấy ý kiến, thu thập thông tin của tổ chức công dân, ghi nhận và cải tiến hệ thống phù hợp với tình hình thực tế từng cơ quan đơn vị và thõa mãn nhu cầu của tổ chức, công dân.
            đ) Về HTQLCL phục vụ công tác cải cách hành chính: Hiện nay, các TTHC đều có quy trình xử lý công khai, quy định rõ thành phần hồ sơ, thời gian trả kết quả. HTQLCL là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc công khai, minh bạch quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân, từng bước tạo được lòng tin, sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp.
2. Tồn tại, vướng mắc:
            a) Về công tác chỉ đạo điều hành:
            - Sự quan tâm của lãnh đạo đơn vị đến HTQLCL chưa đồng đều ở các cơ quan, đơn vị. Một số cơ quan, đơn vị sau khi hoàn thành xây dựng, áp dụng ISO (sau khi được đánh giá, chứng nhận) đã thiếu quan tâm đến việc duy trì, cải tiến HTQLCL, giao hết cho cán bộ thư ký ISO theo dõi, vận hành, dẫn đến HTQLCL giảm dần tính hiệu lực, hiệu quả.   
            - Việc xây dựng và áp dụng HTQLCL tại một số đơn vị chưa thực sự gắn kết tốt với hoạt động CCHC, còn tách rời hai nhiệm vụ này dẫn đến việc tồn tại hai hệ thống tài liệu. Điều này dẫn đến việc duy trì HTQLCL trong đơn vị còn nặng nề, hiệu quả áp dụng chưa cao.
            b) Về kiểm soát tài liệu:
            - Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thường xuyên thay đổi, đặc biệt là các lĩnh vực tài chính, đất đai, đầu tư… việc cập nhật thay đổi danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài còn thiếu sót, TTHC chưa kịp thời sửa đổi công bố theo văn bản quy phạm pháp luật mới, nên hệ thống tài liệu HTQLCL chưa kịp thời sửa đổi, cập nhật, mở rộng. Đây là một trong những khó khăn lớn nhất trong việc áp dụng HTQLCL ở các cơ quan HCNN.
             - Các quy trình xử lý công việc được ban hành trong HTQLCL được xây dựng riêng với Bộ TTHC nên đã xuất hiện hiện tượng tồn tại 02 hệ thống tài liệu vận hành song song, dẫn khó kiểm soát, tốn giấy tờ.
              - TTHC hiện nay được UBND tỉnh ban hành theo từng Quyết định và được điều chỉnh sửa đổi khi đơn vị đề nghị. Do vậy Bộ TTHC của mỗi đơn vị sẽ nằm rải rác trên  nhiều Quyết định, gây khó khăn cho việc rà soát, tổng hợp số lượng thủ tục của Bộ TTHC của đơn vị, ảnh hưởng đến việc công bố HTQLCL.
             c) Về kiểm soát hồ sơ chất lượng:
            - Đối với các quy trình ISO do nhiều cơ quan thụ lý giải quyết (một cửa liên thông), việc kiểm soát thời gian giải quyết của đơn vị trực tiếp tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân thường bị động, trễ hẹn. Nguyên nhân trễ do thời gian giải quyết từ đơn vị liên thông quá hạn. Tuy nhiên TTHC lại quy định tổng thời gian giải quyết một thủ tục, nên khó kiểm soát.
            - Một số hồ sơ xử lý công việc còn hiện tượng lưu thiếu hoặc lưu thừa thành phần hồ sơ theo quy định, một số Phiếu theo dõi xử lý công việc thiếu sự theo dõi của người thụ lý hoặc không thực hiện Phiếu theo dõi xử lý công việc theo quy định.
           - Hồ sơ lưu chưa được khoa học không đảm bảo theo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, dễ truy xuất.
            d) Về đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo: Việc đánh giá nội bộ chưa được đầu tư sâu nên kết quả đánh giá chưa phản ánh hết nội dung công việc thực hiện. Việc xem xét của lãnh đạo còn thiếu sót một số nội dung cải tiến HTQLCL theo quy định.
            đ) Về cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL: Một số đơn vị chưa kịp thời cập nhật HTQLCL do phụ thuộc vào Bộ TTHC đang trong giai đoạn chờ Sở Tư pháp thẩm định, trước khi trình UBND tỉnh phê duyệt.
            e) Việc thực hiện đo lường sự thỏa mãn của khách hàng: còn mang nặng tính hình thức, chưa đánh giá, phản ánh đúng thực chất. Đây là một trong những khó khăn phổ biến của các cơ quan HCNN khi áp dụng HTQLCL.
            g) Việc ứng dụng CNTT trong HTQLCL: Hiện nay các cơ quan, đơn vị đang sử dụng phần mềm eOffice/eGate để xử lý công việc, tuy nhiên việc ứng dụng eOffice/eGate chưa được kết hợp với HTQLCL. Các đơn vị vẫn đang vận hành song song vừa Bộ TTHC, vừa HTQLCL, vừa eOffice/eGate gây nặng nề cho người vận hành.
3. Đánh giá:
            a) Nhìn chung việc triển khai áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh trong thời gian qua đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực; góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của các đơn vị, là công cụ hữu hiệu thực hiện kiểm soát giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân.
            b) Qua các kết quả kiểm tra tại 81 cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh, bao gồm: 45 đơn vị kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan, 12 đơn vị kiểm tra tiến độ tại trụ sở cơ quan (các đơn vị chưa hoàn thành việc xây dựng, áp dụng và chưa thực hiện công bố), 24 đơn vị kiểm tra phối hợp với đoàn kiểm tra Cải cách hành chính (CCHC) (kiểm tra qua hồ sơ, báo cáo), kết quả có 70 đơn vị đã hoàn thành xây dựng, áp dụng HTQLCL, đang thực hiện duy trì, cải tiến. 11 đơn vị đang xây dựng HTQLCL năm 2014 đến thời điểm kiểm tra chưa hoàn thành. Dự kiến 11 đơn vị này hoàn thành HTQLCL trong quý 2 năm 2015. Trong quá trình kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã hướng dẫn và đề nghị các đơn vị tiếp tục duy trì và khắc phục một số điểm không phù hợp để HTQLCL ngày càng có hiệu quả.
            c) Qua đợt kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các ý kiến của các cơ quan, đơn vị về việc hỗ trợ tổ chức các lớp tập huấn liên quan đến HTQLCL cho các cơ quan, đơn vị và việc cập nhật Bộ thủ tục hành chính để thống nhất trong việc ban hành các quy trình theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
III. Đề nghị khen thưởng:
            Qua công tác kiểm tra, để kịp thời động viên, khen thưởng những tập thể có thành tích tốt trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, Đoàn kiểm tra thống nhất đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu UBND tỉnh xem xét, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tặng bằng khen cho 03 tập thể là: UBND huyện Đất Đỏ, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Chi cục Quản lý Chất lượng Nông lâm sản và Thủy sản đã thực hiện tốt việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 năm 2014.
IV. Phương hướng triển khai trong thời gian tới:
            Sở Khoa học và Công nghệ sẽ tiếp tục tham mưu UBND tỉnh công tác triển khai áp dụng HTQLCL trên địa bàn tỉnh bao gồm các nhiêm vụ: triển khai xây dựng, áp dụng HTQLCL đối với các cơ quan, đơn vị xây dựng mới HTQLCL, duy trì, cải tiến HTQLCL đối với các cơ quan đã thực hiện công bố HTQLCL, công tác kiểm tra và phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 hàng năm nhằm tham mưu UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo giải quyết kịp thời.

 Trở về |  In trang này

Các tin cùng chuyên mục

Báo cáo kết quả hoạt động năm 2013 (10/02/2014)

Kết quả hoạt động Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng năm 2014 và phương hướng nhiệm vụ năm 2015 (15/01/2015)

Kết quả kiểm tra xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2014 (26/01/2015)